Question très épineuse. Il s’agit pour notre organisation de gérer les espaces en premiers lieu. Pour cela une nomenclature des documents produits et reçus doit être inventoriée selon un canevas précisant :

-         l’intitulé du document

-         sa provenance

-         sa nature

-         sa typologie

-         detenteur (s)

-         son utilité administrative

-         sa durée de conservation en pré archivage

-         son sort final

Aucune élimination n’est autorisée selon la réglementation son avoir l’aval du comité de destruction régionale des archives et aussi l’aval du centre des archives nationales.

Un bordereau d’élimination est établi dans lequel sont inventoriés tous les documents voués à l’élimination.

Le principe d’élimination sera établi en fonction de la valeur des documents tels que défini par la normalisation archivistique à savoir :

- valeur 1 : utilité administrative : bureaux [1èr âge]

- valeur 2 : utilité intermédiaire : salle d’archives [2^ème âge]

- valeur 3 : utilité historique : versement aux archives nationales [3ème âge]

-          application basée sur une architecture client-serveur (gestion des documents, la recherche, la visualisation du format numérique). Système SGBDR  Oracle. Il gère aussi la les emplacements physiques.

-          Interface de consultation facile à adopter par tout utilisateur

-          Chargement des données en lot

-          Codification des documents

-          Gère les éléments, les documents  et les emplacements physiques

-          Liens avec les documents électroniques : l’application offre la possibilité de linker les descriptifs du avec son format  électronique

-          Décloisonnement des structures par le partage de leurs documents

 schema_cycle_de_vie_des_documents__ged_rm_saeCircuit :

Administrateur  système (gère le système),  administration des données et indexation (archiviste), utilisateur final

Préalables à l’installation

Site assessment (état des lieux)

Installation logiciel

Définition du modèle de données

Chargement des données  (documents électroniques, attributs des documents)

Sauvegarde et sécurité

Formation

Licence Administrateur

Licence desktop

Licence flottantes

Déroulement de l’opération de GED

Préparation des documents

Numérisation du passif des archives  (scanning des documents techniques)

Indexation

Chargement des données en lot

Création de scripts

Vérification des données sur le serveur

Vérification des documents (image tif)

Chargement

Chargement par document

Vérifier sur le serveur l’existence ou non du document

Vérifier l’image (tif)

Chargement (linkage)

Recherche

Trois critères :

1-      Séquentielle

2-      Fiche associé

3-      Full texte

Avantage de la solution

Maîtrise de la gestion des documents

Facilité d’accès à l’information

Gain temps de recherche réduction coût. Information donnée en instant « T »

Perspectives

-          Dématérialisation de l’information

-          Insérer l’ensemble du vivier archivistique de l’organisation dans le serveur.

-          Permettre aux utilisateurs d’accéder à distance à l’instant « t » au contenus des documents (format tif, PDF) grâce à navigateur Web. 

-          Assurer la veille en matière d’informations

-          Capturer systématiquement les documents électroniques natifs ou après numérisation

-          Diffusion sélective de l’information

-          Pratique anglo-saxonne désignant la gestion des archives dès leur création au sein des services (archives électroniques et informations) et pendant toute la durée de conservation.

Caractéristique du document d’archives

-          Comme le souligne Marie-Anne Chabin la caractéristique la plus importante d’un document d’archives est son appartenance à un fonds. Ce qui est important ce n’est pas le producteur du document mais plutôt l’activité pour laquelle à était crée le document.

 Avantage

Le records management comporte :

a)      La mise en place de la politique et de normes

b)      La répartition des responsabilités et des compétences

c)       L’élaboration, la validation et la diffusion des procédures et des manuels correspondants

d)      L’offre d’une gamme de services d’organisation, de gestion et d’utilisation des documents

e)      La conception, la mise en œuvre et la maintenance spécifique pour l’organisation et la gestion des documents d’archives

f)       L’intégration du records management dans les systèmes d’organisation et les méthodes de travail

Exigences du records management

a)      Définir quels documents a minima il convient de créer pour chaque type d’activité, et quelles informations il convient d’y faire figurer

b)      Décider sous quelle forme et quelle structure il convient de produire et d’archiver les documents, et quelle technologie doivent être utilisées

c)       Déterminer les besoins en matière de recherche, d’utilisation et de transmission des documents entre les utilisateurs et les délais de conservation

d)      Conserver les documents et les rendre accessibles à terme

e)      Se conformer aux exigences légales et aux normes en vigueur

f)       Sécuriser les documents

g)      Ne pas conserver les documents au-delà de la durée nécessaire

Système de records management

-          A pour mission de procurer à l’organisation les documents qui lui permettent de justifier ses activités. Un SRM nécessite l’implication de plusieurs acteurs.

·         Identifier les objectifs des managers

·         Accompagner le changement

·         Mise en œuvre

·         Intégrer les documents existants

·         Accompagner les structures à mieux gérer leurs archives de bureau

·         Détruire les archives inutiles après autorisation

·         Veiller à la traçabilité des mouvements de documents

La mise en œuvre d’un système de records management comprend :

-          La conception d’un système d’archivage

-          Documentation du système d’archivage

-          Formation des praticiens des documents et des autres personnels*

-          Adaptation des documents au nouveau système d‘archivage

-          Fixation de durée de conservation et leur application pour les documents qui ont une valeur pérenne

Procédures du records management

1)      Sélection des documents à intégrer dans un système d’archivage : typologie, obligations légales,  supports, activité professionnelles ou personnelles

2)      Définir les durées de conservation : impliquer l’entité en charge de l’activité en question, prendre compte des exigences applicables aux documents associés à l’activité

 La Documentation & Archives dans notre structure a réalisé une avancée notable sur le double plan matériel et organisationnel. En effet, l’acquisition d’un rayonnage mobile des plus modernes, le traitement “au fil de l’eau” des dossiers techniques et la recherche informatisée de ces derniers en sont des exemples éloquents de cette avancée.

Le retour sur investissement s’en fait déjà sentir, en témoigne la satisfaction des ingénieurs et techniciens. Le temps, parfois se comptant en jours, qui était mis pour la recherche des dossiers puits est désormais libéré pour les travaux d’ingénierie et autres études techniques.

Cependant, ces réalisations ne doivent pas nous faire occulter les étapes restant encore à parcourir pour faire de la Documentation & Archives une activité accompagnant et pourquoi pas suscitant le progrès. En plus de son rôle traditionnel de moyen de formation continue, de sauvegarde des documents et de capitalisation des expériences, l’activité Documentation & Archives doit être immergée dans les projets des différentes structures pour en faire un outil d’aide à la décision.

Pour ce faire, nous avons esquissé un projet d’organisation et de gestion à court et moyen terme dont voici les grands axes:

I ORGANISATION ET GESTION

I.1 organisation et gestion des archives

I.1.1 Dans les bureaux: une action continue d’assistance aux structures en matière d’organisation des documents (plan de classement notamment) sera assurée par les documentalistes. Cette action a pour but de faciliter l’accès aux documents au niveau des bureaux et aussi préparer les dossiers pour leur versement aux archives.

I.1.2 Dans la salle d’archives: à base d’une nomenclature, les documents versés seront, après un tri,  soit stockés pour une durée déterminée ou indéterminée ou éliminés dans le cas de documents inutiles. Les papiers de corbeille et les photocopies doivent être éliminés à la source, c’est à dire par les producteurs eux-mêmes.

I.1.3 Consultation des documents: la consultation de documents est accordée en fonction du critère de confidentialité défini au préalable dans la nomenclature. L’accès du personnel des associés aux documents est assujetti quelque soit le type de documents à une autorisation des services producteurs de documents techniques.

I.1.4 Informatisation: Mise en place d’une solution de Gestion Electronique de Documents avec un progiciel de gestion des archives.

I.1.5 Archivage des fichiers informatiques: avec la mise en place progressive de l’Intranet, la production et la circulation de documents est sous forme numérique (électronique). Il y’a lieu d’ores et déjà de penser avec la collaboration du service informatique à mettre en place une procédure de sauvegarde et d’archivage des fichiers informatiques. Une norme française existe (Z 42 013) pour l’archivage de ce type de documents. Nous pouvons éventuellement s’en inspirer.

          II.1.1 Internet/Intranet: les actions à réaliser dans ce domaine sont les suivantes:

- Assistance aux structures en matière de recherche d’informations sur Internet et vulgarisation de ce dernier auprès du personnel.

- Construction d’un site Web en interne qui contiendra des informations utiles sur la Documentation & Archives. Il fera office d’un bulletin d’information électronique. La mouture de ce site est déjà élaborée.

III.1.1 Rayonnage mobile: Un rayonnage mobile à été déjà acquis. Ce qui est suffisant pour stocker les 50000 boîtes d’archives. En cas d’élimination de documents, cette capacité permettra d’aller au delà de cette date.

VI.1.1 Tâches des archivistes:

- Coordination des activités

                        - Initiation et suivi des projets

                        - Assistance aux structures en matière d’organisation des documents

- Elaboration d’une nomenclature des documents produits et reçus.  Cette nomenclature permettra de déterminer les âges des documents en fonction de leur utilité et ainsi voir quels sont les documents susceptibles d’être éliminés avec l’accord de la Direction des Archives Nationales.

- Suivi des versements, tri et élimination de documents

- Elaboration de procédures de gestion des documents. A cet égard, la première procédure concernerait les dossiers puits particulièrement en ce qui concerne leur transmission des chantiers et versement à la salle d’archives. Nous recevons actuellement des dossiers par parties et sans aucun ordre chronologique, ce qui nous oblige à rouvrir plusieurs fois les dossiers dont certains ont été reçus incomplets.

III AVANTAGES ATTENDUS

Les objectifs que nous nous sommes assignés sont raisonnables et réalisables et les avantages à en tirer sont tout autant. Ils se résument à l’accès rapide et partagé à tout type d’informations qu’elles soient internes ou externes. L’autre avantage qui n’est pas des moindres est la sauvegarde méthodique du patrimoine archivistique de l’entreprise.